Перший погляд на PQQ або тендер часто може заставити бути пригніченим і задатися питанням: «З чого я почну!?» Однак є ряд кроків, які можна зробити для ефективного управління своєю заявкою, щоб забезпечити її повну відповідність, добре написану інформацію та отримати найбільшу кількість балів.
Підготовка, планування та організація
Першим кроком у подоланні великого чи особливо лякаючого лоти Прзорро.Продажі тендерного подання, на торги, є розподіл відповіді на різні розділи та планування відповідно. Потім ці розділи можуть бути делеговані команді, що подає заявки, або пророблені вами. В будь-якому випадку забезпечується методичний підхід до пропозиції. Це дозволяє розглядати кожен розділ як окрему сутність і заповнювати його за найвищими стандартами.
Дуже важливо, щоб на самому початку тендерного процесу заявник провів зустріч, щоб обговорити цілі зі своєю командою. Кожен повинен знати про мету пропозиції та про те, як вона відповідає стратегічним цілям організації – це «виграш» для компанії? Або, можливо, заявник відповідає за контракт, який є частиною повсякденного бізнесу.
Варто переконатись, що весь персонал проінформований про обсяг та важливість заявки; саме їх роль і те, що від них очікується, зробить процес набагато згуртованішим. Поточні зустрічі, семінари та огляди дозволять регулярно оновлювати інформацію та прогрес, який контролюватиме менеджер торгів.
Використання шаблонів для керівництва змістом та запису того, які розділи чи документи були заповнені, є корисним інструментом для моніторингу прогресу заявки. Потім вони можуть ділитися між вашою командою, яка призначила заявки, з елементами, які згодом були підписані після їх завершення. Персонал також повинен знати про будь-які терміни в процесі, щоб усі відповіді були завершені вчасно і накопичені до остаточного терміну. Перечитати та детально ознайомитися із процедурою проведення торгу на продаж лісу-кругляку можна на сайті sale.ueex.com.ua/news/aukcion-z-prodazhu-neobroblenoqi-derevyny-na-prozorro-prodazhi.
Погано підготовлений процес подання заявок може призвести до того, що в останню хвилину буде поспіх з наданням відповідей та додаванням підтверджуючих документів. На практиці роботи в останню хвилину іноді не уникнути, але дотримуючись своїх процесів та термінів, наскільки це можливо, заявка буде в курсі та дотримуватиметься часових шкал.
Відповідність
Добре спланована та організована заявка повинна забезпечити відповідність усіх аспектів PQQ або тендера. Однією з найпоширеніших причин невдалої заявки є просто забуття включити важливі підтверджуючі документи або додатки. Це проста помилка, якої можна легко уникнути, відстежуючи всі супровідні документи, такі як тематичні дослідження, резюме та додатки, які потрібно завантажити або включити у відповідь.
Невиконання може також статися через невідповідність стандартам, зазначеним у критеріях оцінки. Це дійсно слід розглянути на етапі планування заявки, але це не означає, що воно не повинно розглядатися протягом усього періоду. Надання доказів та підтверджуючих документів є надзвичайно важливим для створення резервної копії та посилення відповідей, щоб показати, як заявник може досягти необхідних стандартів.
Перегляд тендерної пропозиції
Щоб запобігти невдачі заявки на підставі невідповідності, головне – переглянути та підтвердити прочитання подання та змусити другу особу зробити це теж як засіб забезпечення якості. Протягом усього процесу подання заявок слід проводити регулярні оглядові зустрічі для моніторингу прогресу та вирішення будь-яких питань, які можуть виникнути.
Обов’язково варто все перевірити. Чи всі політики та процедури відповідають чинному законодавству? Чи включена вся фінансова інформація? Чи всі сертифікати оновлені? Задаючи собі ці запитання та критично переглядаючи подання, не допускається жодних помилок та систематичний підхід до пропозиції.